אחד הבעיות הגדולות ביותר של אנשי עסקים, בעלי מקצוע, מנהלים ועובדים מן המניין, זו היכולת להתמודד עם לוח הזמנים שעומד לרשותם. הרבה מאוד אנשים מתקשים בכך, ואז הם מוצאים את עצמם נאלצים לדחות פרויקטים, לבטל פרויקטים, לדחות או לבטל פגישות, ודברים אחרים, קטנים או גדולים, שיכולים להשפיע על תהליך העבודה שלהם.
באופן עקרוני, זה לא שונה מהתנהלות באופן אישי. הרבה מאוד אנשים נוטים לדחות דברים, לבצע אותם ברגע האחרון, להתמודד עם לחץ זמנים בצורה לא נכונה, וזה משפיע עליהם על איכות החיים שלהם. אך כשמדובר בהתנהלות דומה בזירה המקצועית, אז ההשפעה יכולה להיות הרבה מהותית והרבה יותר קשה, שכן הם עלולים לאבד לקוחות, להפסיד כסף ויהיה להם מאוד קשה לנהל כך עסק בצורה טובה.
אחת הדרכים להתמודד עם המצב, זה באמצעות ניהול יומן באופן מסודר. על פניו זה נשמע כמו דבר מאוד פשוט וסטנדרטי. הרי מה הבעיה לפתוח יומן ולכתוב בדיוק מתי נערכת כל פגישה ומתי דד ליין של פרויקט כזה או אחר. כפי שאפשר להבין, זה לא בדיוק כך.
איך מנהלים יומן בצורה נכונה
ראשית, צריך להוסיף ביומן את כל הפרטים החשובים, כלומר לזכור להכניס בו כל פגישה, כל פרויקט, כל שיחת טלפון שצריך לבצע.
שנית, יש ללמוד כיצד לתעדף את הדברים השונים, מה יותר חשוב ומה פחות חשוב. כך יוצרים סדר עדיפויות נכון.
שלישית, יש לסמן מה חשוב יותר ומה פחות ולדאוג שהדברים החשובים לא רק יקבלו עדיפות, אלא גם יופיעו בתור תזכורת, כך שאנחנו לא נחמיץ אותם. מעבר לזה, יהיה נכון גם לציין תוצאות לצד כל דבר, בשביל שנדע בדיוק איך ומה כל דבר נסגר.
קראו גם: משרד במיקור חוץ
