ניהול מלאי הוא עסק לא פשוט, וכל מי שיש בבעלותו עסק יודע כי יש חשיבות עצומה לניהול מלאי נכון, שקול, אחראי ומדויק. יש עסקים שמבצעים ספירת מלאי אחת לשנה, יש כאלה שעושים זאת אחת לחודש. הדיוק הכרחי, משום שמתוך ניהול המלאי עשויות להיגזר משמעויות כלכליות שונות לעסק, וניהול תקין משמעו לעיתים ההבדל בין הפסד לרווח.
איך מנהלים מלאי
לכל עסק המחזיק מלאי יש צרכים שונים, ומכאן שתכנון המחסנים ו/או שיטת ההכנסה או ההוצאה של פריט אל המלאי או ממנו היא אינדיבידואלית לכל עסק. לכן ראשית יש לבחון מה הם צרכי העסק, ועל פיהם לבצע תכנון מחסן שיטתי ויעיל. לדוגמה, אם בעסק יש מספר מוצרים שונים, חשוב למקם מוצרים דומים בסמיכות זה לזה – למשל את כל הטלוויזיה במדף אחד וכל מכונות הכביסה במדף אחר. כך יהיה קל לאתר פריטים ספציפיים במחסן בעת מכירתם או בעת ספירת מלאי.
ניהול תקין של מלאי הינו תנאי קריטי לספירת מלאי תקינה, שהיא בתורה קריטית לשם הכנת הדו"ח השנתי לרשויות המס וממנה עשויים להשתמע רווח או הפסד. אם בעבר ניהול המלאי נעשה באופן ידני, הרי שכיום הרבה יותר פשוט לעשות זאת – בעזרת תוכנות מחשב, מסופונים ותוכנות אינטואיטיביות לניהול מלאי, ניתן לעקוב באופן רציף אחר רמות המלאי הקיימות, לתכנן הזמנות באופן מושכל כדי לא להגיע למצב של עודף או חוסר במלאי. כמו כן ניתן לערוך הזמנות של מלאי ולעקוב אחריהן כדי לדעת בדיוק מתי יגיעו אל המחסן או היכן הן מתעכבות.
בנוסף, כאשר מגיעה השעה לערוך ספירת מלאי, בין אם פעם בחודש או פעם בשנה, ניתן להוציא בקלות מן המחשב תדפיס המציג את רשימת המלאי האמורה להיות במחסן לפי היקף המכירות או ההזמנות, ובעזרת ספירה ידנית לוודא שהוא אכן תקין.
סוגי מלאי
- מלאי חומר גלם: מורכב מחומרים המיועדים להגיע לקו ייצור ולהשתתף בתהליך הייצור. בזכות ניהול מלאי מוצלח ניתן לוודא כי לא ייגרמו עיכובים בייצור עקב מחסור בחומר גלם מסוים.
- מלאי חומרי עזר: חשוב לא פחות לעקוב אחר חומרי עזר שאמנם אינם משתתפים בתהליך הייצור אולם לא ניתן להשלים את התהליך בלעדיהם, כגון צרכי משרד וחומרי אריזה.
- מלאי בתהליך: זהו מלאי של חומרים בשלב כזה או אחר בתהליך הייצור, הממתינים לשימוש בתחנות שונות לאורך קו הייצור.
- מלאי תוצרת גמורה: זהו מלאי הסחורה המוכן למכירה.
